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Normative: Privacy

04/11/2015
PRIVACY - Privacy e geo-localizzazione satellitare dei veicoli aziendali

A cura del Dott. Juri Torreggiani - Consulente privacy

Nel presente articolo si riesamina schematicamente l’argomento della geo-localizzazione satellitare dei veicoli aziendali, affrontato anche in passato, ma oggetto di continui chiarimenti da parte del legislatore.

Quale premessa doverosa, è opportuno segnalare che già nei prossimi mesi potrebbero essere apportate delle ulteriori modifiche normative a quanto evidenziato di seguito.

Sul tema in oggetto, il “Garante per la protezione dei dati personali” ha sancito nel luglio 2011 con importanti Provvedimenti autorizzativi, la possibilità per le aziende di svolgere attività di geo-localizzazione satellitare dei propri veicoli (autovetture, furgoni, autocarri, ecc.), adibiti sia al trasporto di persone che al trasporto di merce.

Secondo quanto disposto dal Garante, la geo-localizzazione satellitare dei veicoli non deve però, in alcun modo, costituire strumento di controllo a distanza dei lavoratori.

Per questa ragione è stato confermato a più riprese dal legislatore che tale attività può essere svolta solo per determinate finalità e dopo aver posto in essere precisi adempimenti preliminari obbligatori.

Si elencano in questa sede tali adempimenti obbligatori necessari per attuare, in conformità alle normative vigenti, corrette procedure di geo-localizzazione satellitare dei veicoli.

1) Gli scopi della geo-localizzazione. È fondamentale precisare fin da subito e con la massima chiarezza che le società possono svolgere l’attività in oggetto esclusivamente per rendere più efficienti i servizi offerti alla propria clientela (es. maggior rapidità degli interventi presso il cliente inviando il veicolo più vicino, maggior sicurezza nel trasporto delle merci, ecc.), e/o per migliorare i processi interni aziendali.

Deve invece essere sempre categoricamente esclusa la finalità di verifica a distanza della condotta dei lavoratori (in questo caso i conducenti dei veicoli). È importante ricordare che tale finalità non è autorizzata neppure dalle Direzioni Territoriali del Lavoro (DTL) poiché contraria a quanto previsto dall’art. 4 dello “Statuto dei Lavoratori”. In pratica non sono ammessi controlli sullo “stile di guida” o controlli similari. Per tale motivo non possono essere raccolti e trattati dati tecnici relativi, ad esempio, al numero di giri del motore, ai tempi di frenata e accelerazione e similari.

2) Notifica telematica al Garante. È poi necessario effettuare preliminarmente la così detta “notifica telematica” del trattamento che si andrà a svolgere al Garante, ai sensi di quanto previsto dall’art. 37, comma 1, lettera a) del D. Lgs. 196/2003. In sostanza le società intenzionate a implementare la geo-localizzazione satellitare, devono informare il Garante con apposita comunicazione. Si ricorda che attualmente la “notifica” deve essere inoltrata sfruttando appositi moduli elettronici e tramite canali telematici dedicati, essendo esclusa la comunicazione cartacea. 

3) Soggetti preposti a trattare i dati. Ai sensi di quanto previsto dall’art. 30 del D. Lgs. 196/2003, il legislatore ha confermato che è necessario nominare per iscritto gli incaricati aziendali preposti a gestire i dati derivanti dalla localizzazione satellitare, fornendo loro anche idonee istruzioni operative. L’intento è quello di censire e limitare il numero dei soggetti interni all’azienda che possono procedere alla visualizzazione delle informazioni raccolte.

4) Nota informativa da rilasciarsi ai lavoratori. Ai lavoratori interessati, e quindi ai conducenti dei veicoli, deve essere fornita un’apposita informativa ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003, nella quale, oltre ai consueti elementi obbligatori, deve essere chiaramente descritta l’attività di localizzazione svolta, evidenziando anche il nominativo dell’eventuale fornitore esterno del servizio di geo-localizzazione, il quale si potrà trovare a trattare taluni dati dei lavoratori.

5) Il responsabile esterno. Infine, nel caso in cui il servizio di localizzazione satellitare sia svolto con l’ausilio di un fornitore esterno che gestisce, in tutto o in parte, i dati raccolti, è necessario nominare tale fornitore “Responsabile del trattamento”, ai sensi di quanto previsto dall’art. 29 del D. Lgs. 196/2003. In virtù di tale nomina, le modalità di trattamento dei dati raccolti da parte del fornitore esterno, dovranno essere conformi alle istruzioni ricevute dall’azienda. In sostanza, il fornitore esterno è vincolato nei suoi comportamenti e deve rispondere al proprio cliente e alle autorità preposte, di eventuali errori o abusi commessi durante lo svolgimento dell’incarico.

6) Statuto dei lavoratori. Autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro (DTL). Oltre a rispettare gli anzidetti obblighi/adempimenti pretesi dal Garante per la protezione dei dati personali, si ricorda che l’azienda, ai sensi di quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970), è anche tenuta a presentare un’apposita istanza preventiva a una seconda Autorità di controllo che è rappresentata dalla competente “Direzione Territoriale del Lavoro” (DTL). A seguito del ricevimento dell’istanza, la DTL, dopo aver svolto le verifiche necessarie sulle procedure poste in essere dal richiedente e aver imposto eventuali correttivi, rilascerà la necessaria autorizzazione. In conclusione, è importante evidenziare che anche le Direzioni Territoriali del Lavoro, pur ammettendo già da anni la localizzazione satellitare dei veicoli, mirano comunque a scongiurare una qualunque forma di controllo a distanza dei lavoratori, in perfetta sintonia con quanto voluto dal Garante. 

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