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Normative: Privacy

27/04/2015
PRIVACY - Immagini fotografiche, filmati, tesserini di riconoscimento e Legge Privacy

A cura del Dott. Juri Torreggiani - Consulente privacy

Tema assolutamente attuale e delicatissimo quello dell’utilizzo di immagini fotografiche e filmati che ritraggono dipendenti, collaboratori e terzi in genere, da parte delle aziende.

Al fine di evitare contenziosi e sanzioni, è doveroso evidenziare che per utilizzare foto, immagini varie e filmati di lavoratori dipendenti e collaboratori, ma anche di soggetti terzi in genere, ad “ampio raggio” (cioè, a titolo esemplificativo e non esaustivo, per realizzare cataloghi, opuscoli, pagine di siti web, cd e dvd promozionali, filmati aziendali, ecc.), è necessario osservare una rigorosa procedura prevista dal legislatore e di seguito illustrata.

L’azienda deve anzitutto rilasciare all’interessato un idoneo documento denominato “informativa” previsto dall’art. 13 del D. Lgs. 196/2003, con cui spiega in modo dettagliato l’uso che verrà fatto delle foto, immagini, filmati.

Dopo aver rilasciato l’informativa, l’azienda è tenuta a raccogliere dal lavoratore dipendente, dal collaboratore o dal terzo in genere, un apposito “consenso scritto”, cioè una “liberatoria” all’utilizzo delle foto, immagini, filmati medesime/i.

Solo ed esclusivamente dopo aver ottenuto il consenso scritto (che ovviamente può anche essere negato in tutto od in parte dall’interessato), l’azienda può legittimamente iniziare ad utilizzare il materiale ritraente il soggetto.

La procedura menzionata è da ritenersi tassativa ed obbligatoria: trascurarla può significare esporsi a pesanti sanzioni amministrative ed a richieste di risarcimento del danno.

È poi importante ricordare che è assolutamente necessario prevedere anche delle apposite clausole dove si specifichi dettagliatamente che l’utilizzo delle foto, immagini, filmati, viene concesso gratuitamente dall’interessato o viceversa, a fronte di un compenso ben determinato fra le parti, fin dall’origine: ciò al fine di evitare pretestuose richieste di denaro, avanzate a posteriori nei confronti dell’azienda.  

 

La tessera di riconoscimento interna aziendale

Evidenziato quanto sopra, affrontiamo ora brevemente un tema connesso, ossia quello degli elementi da inserirsi all’interno delle varie tipologie dei così detti “tesserini di riconoscimento”, i quali sono utilizzati sempre più spesso dalle aziende, anche per soddisfare precisi obblighi di legge.

La “tessera di riconoscimento interna”, che viene normalmente utilizzata per consentire di identificare il lavoratore che si trova ad operare a contatto con il pubblico, per essere conforme alle indicazione del “Garante per la protezione dei dati personali” (così detto Garante Privacy), deve evidenziare solo ed esclusivamente i seguenti elementi:

-          Fotografia del lavoratore;

-          Nome ed eventualmente 1° lettera del cognome;

-          Ruolo professionale;

-          Eventuale codice identificativo univoco.

L’uso della fotografia per la realizzazione della sola tessera di riconoscimento interna, fortunatamente non comporta l’assolvimento degli obblighi di cui al precedente paragrafo.

Altri elementi che dovessero comparire su tale tipologia di tessera, ad esempio il cognome per esteso, sono considerati ridondanti e non necessari dal legislatore e potenzialmente dannosi per il lavoratore.

 

La tessera di riconoscimento obbligatoria degli addetti ai cantieri

A partire dal 7 Settembre 2010 la “tessera di riconoscimento degli addetti ai cantieri”, avente finalità ed utilizzi completamente differenti rispetto alla tessera di cui al precedente paragrafo, è stata invece arricchita di ulteriori dati che risultano essere obbligatori. In particolare, a seguito delle nuove disposizioni introdotte dalla Legge 136/2010, sulla presente tipologia di tessera di riconoscimento devono essere necessariamente evidenziati i seguenti elementi:

- Fotografia del lavoratore;

- Dati del datore di lavoro;

- Nome e cognome del lavoratore;

- Data di nascita del lavoratore;

- Data di assunzione del lavoratore;

- Nel caso di subappalto, la relativa autorizzazione;

- L’indicazione del Committente nel caso di lavoratori autonomi.

Anche in questo caso, l’uso della fotografia per la realizzazione della sola tessera di riconoscimento degli addetti ai cantieri, non comporta l’assolvimento degli obblighi di cui al primo paragrafo.

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